Privatlivspolitik

Hos VFC Ejendomme bestræber vi os altid på at beskytte dine og andres personoplysninger bedst muligt. Det gør vi, fordi vi gerne vil værne om den grundlæggende rettighed til privatlivets fred. 

Her i vores persondatapolitik, kan du finde information om hvordan vi behandler og beskytter personoplysninger relateret til udlejning, fraflytning og ventelister. 

Kontakt og persondataansvarlig 

VFC Ejendomme er dataansvarlig for de personoplysninger der behandles, når du er lejer hos os eller benytter dig af vores services, herunder hjemmesiden. Du kan til en hver tid rette henvendelse via nedenstående. 

Hvis din henvendelse vedrører indsigt, sletning, berigtigelse, begrænsning, indsigelse eller dataportabilitet, så læs venligst afsnittet om “Dine rettigheder” først. 

Hvilke personoplysninger behandler vi og til hvilket formål 

Afhængig af din relation til os, behandler vi dine personoplysninger på forskellig måde og til forskellige formål. Du kan herunder læse hvad der gælder for det specifikke område. Indledningsvist skal det det bemærkes, at vi kun indsamler de oplysninger, der er nødvendige, for at opfylde kontraktforholdet med dig, som lejer, eller for at udføre opgaver som du beder os løse for dig.

Der er en række informationer om dig, som vi har brug for at behandle. Informationerne modtager vi gennem vores hjemmeside eller direkte fra dig.  
Når vi indsamler og behandler dine personoplysninger, skal vi have et hjemmelsgrundlag at udføre behandlingen på. I forbindelse med leje af en bolig underskriver du en lejekontrakt, og denne kontrakt udgør hjemmelsgrundlaget for indsamlingen og behandlingen af følgende personoplysninger: 

• Dit navn
• Din adresse (nuværende og fremtidig)
• Din mailadresse
• Dit telefonnummer
• Dit personnummer
• Dit konto- og registreringsnummer i pengeinstitut 

Særligt om personnumre

Vi har mulighed for at modtage dit personnummer direkte fra dig, Vi opbevarer og benytter dit personnummer i overensstemmelse med gældende lovgivning. 

Konkret kan vi bruge dit personnummer til: 

• Registrering af elektroniske betalinger via NEM-konto eller betalingsservice
• Elektronisk kommunikation
• Entydig identifikation af dig som lejer 

Må vi gerne opbevare og behandle dit personnummer?

Eftersom vi har et fast og vedvarende kundeforhold til både boligsøgende og beboere, er det lovligt for os at opbevare og behandle dit personnummer. 

I forbindelse med håndtering af lejere: 

Formål

Sådan bruger vi de indsamlede personoplysninger 
De personoplysninger, vi indsamler i forbindelse med lejekontrakten, anvendes bl.a. til at:

• Løse opgaver, som du beder os om at løse for dig. Dette kunne f.eks. være oprettelse af lejekontrakt, vaskekort, rekvisitioner og tildeling af bolig.
• Sende informationer og skrivelser til dig, som relaterer sig direkte til lejeforholdet, som f.eks. flytteafregning og indkaldelse til syn
• Overholde gældende lovgivning 

Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.

I forbindelse med opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen som dokumentation.

Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen, hvis særlige omstændigheder er opfyldt. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt at behandle fortrolige oplysninger om bl.a. økonomiske forhold og strafbare forhold.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger 

Behandlingen af personoplysninger sker baseret på at kunne overholde kontraktforholdet med dig, som lejer 

Sletning af personoplysninger

Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal konkret afgøres af administrationen, der agerer dataansvarlig. Ved vurderingen skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål. 

Som hovedregel sletter vi data om dig efter senest 5 år, da bogføringsloven pålægger os at opbevare bogføringer i 5 år. 

De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil som udgangspunkt blive slettet ved fraflytning. I nogle tilfælde vil opbevaring af persondata efter fraflytningen vurderes at være sagligt begrundet. 

Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt 

Sådan beskytter vi dine oplysninger

Dine personlige oplysninger opbevares på sikrede netværk og kan kun tilgås af en begrænset mængde medarbejdere med rettigheder til denne type information. Disse er desuden underlagt vores interne persondatapolitik, der sikrer dine rettigheder og sikrer overholdelse af gældende lovgivning på området. Blandt alle forretningspartnere og leverandører, der behandler personoplysninger, er der udarbejdet en databehandleraftale.

I forbindelse med og efter fraflytning

Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.

I forbindelse med opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen som dokumentation.

Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen, hvis særlige omstændigheder er opfyldt. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt at behandle fortrolige oplysninger om bl.a. økonomiske og strafbare forhold 

Sådan beskytter vi dine oplysninger

Dine personlige oplysninger opbevares på sikrede netværk og kan kun tilgås af en begrænset mængde medarbejdere med rettigheder til denne type information. Disse er desuden underlagt vores interne persondatapolitik, der sikrer dine rettigheder og sikrer overholdelse af gældende lovgivning på området. Blandt alle forretningspartnere og leverandører, der behandler personoplysninger, er der udarbejdet en databehandleraftale.

I forbindelse med oprettelse på vores venteliste 

I forbindelse med at du skriver dig op som boligsøgende, opretter vi en sag i vores it-system. Her registrerer vi under et interessentnummer følgende personoplysninger: Fulde navn, e-mailadresse og adresse. 

Når du tilbydes en bolig vil de samme oplysninger, som du angav i forbindelse med opskrivningen, stadig være noteret på din sag i vores it-system. I forbindelse med at du lejer bolig, vil der foruden de nævnte identifikationsoplysninger blive registreret oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold. 

Sådan bruger vi de indsamlede personoplysninger 

De personoplysninger, vi indsamler i forbindelse med lejekontrakten, anvendes bl.a. til at løse opgaver, som du beder os om at løse for dig.  

Dette kunne f.eks. være:

• At kunne kontakte potentielle lejere vedrørende ledige lejemål
• Oprettelse af lejekontrakt og tildeling af bolig
• At kunne indhente alle de oplysninger, der anses for nødvendige for at kunne vurdere og undersøge potentielle lejeres ansøgning.  

Sletning af personoplysninger 

Vi gemmer din ansøgning til private lejemål i 3 måneder fra modtagelses datoen. Får du ikke svar inden for de 3 måneder skal du genansøge om at komme på venteliste.

Sådan beskytter vi dine oplysninger

Dine personlige oplysninger opbevares på sikrede netværk og kan kun tilgås af en begrænset mængde medarbejdere med rettigheder til denne type information. Disse er desuden underlagt vores interne persondatapolitik, der sikrer dine rettigheder og sikrer overholdelse af gældende lovgivning på området. Blandt alle forretningspartnere og leverandører, der behandler personoplysninger, er der udarbejdet en databehandleraftale.

I forbindelse med samarbejde med vores leverandører: 

Formål

Sådan bruger vi de indsamlede personoplysninger 
For at kunne håndtere, samarbejde med og give vores leverandører opgaver.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger 

Behandlingen af personoplysninger sker baseret på at kunne overholde kontraktforholdet og eller en fælles interesse for at samarbejde.

Sletning af personoplysninger

Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal konkret afgøres af administrationen, der agerer dataansvarlig. Ved vurderingen skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål. 

Som hovedregel sletter vi data om dig efter senest 5 år, da bogføringsloven pålægger os at opbevare bogføringer i 5 år. 

De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil som udgangspunkt blive slettet ved fraflytning. I nogle tilfælde vil opbevaring af persondata efter fraflytningen vurderes at være sagligt begrundet. 

Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

Sådan beskytter vi dine oplysninger

Dine personlige oplysninger opbevares på sikrede netværk og kan kun tilgås af en begrænset mængde medarbejdere med rettigheder til denne type information. Disse er desuden underlagt vores interne persondatapolitik, der sikrer dine rettigheder og sikrer overholdelse af gældende lovgivning på området. Blandt alle forretningspartnere og leverandører, der behandler personoplysninger, er der udarbejdet en databehandleraftale.

Hvem overfører og videregiver vi personoplysninger til

Vi benytter os af en række eksterne virksomheder og services, som behandler personoplysninger på vores vegne. Disse er “databehandlere” for os. For alle vores databehandlere gælder der, at vi har indgået databehandleraftaler, der sikre at vores krav til beskyttelse af personoplysninger følges. Fælles for disse gælder der, at vi kun overfører data. Dvs. de data som vi overfører tilhører os og bliver ikke brugt til egne formål af den eksterne virksomhed.

I videst muligt omfang, anvender vi databehandlere som ligger i EU/EØS, så personoplysninger ikke overføres til usikre tredjelande.

I visse tilfælde kan vi under legitim interesse eller retlig forpligtelse videregive personoplysninger til eksterne virksomheder. Det kunne være faste håndværkere, rådgivere, forsikringsselskaber, SKAT, kommuner og lignende. Fælles for disse gælder der, at de selv bliver dataansvarlige for de personoplysninger de modtager fra os, da de selv bestemmer formål mv.

Den registreredes rettigheder 

Hvis man ved eller har en formodning om, at vi behandler personoplysninger om en selv, har man en række rettigheder i forhold til behandlingen. De enkelte rettigheder er uddybet herunder.

Skulle man vælge at gøre en af sine rettigheder gældende, eks. ved at bede om indsigt i hvilke personoplysninger vi behandler om en selv, skal man rette henvendelse via e-mail GDPR@vfc-ejendomme.dk. Når vi har modtaget e-mailen og efterfølgende verificeret identiteten – for at sikre at vi ikke udleverer personoplysninger til uvedkommende – igangsætter vi processen. 

• Retten til indsigt
  Man har ret til at bede om indsigt i de personoplysninger vi behandler om en selv. Såfremt vi behandler personoplysninger om personen, udleverer vi gennemsigtig information om disse, samt formål og lovhjemmel.
• Retten til at gøre indsigelse
  Man har ret til at gøre indsigelse, hvis man er uenig i vores behandling af personoplysningerne. Om en indsigelse efterlaves vurderes fra gang til gang.
• Retten til at bede om begrænsning
  Man har ret til at bede om, at vi begrænser behandlingen. Hvis vi behandler personoplysninger, kan man i visse tilfælde bede om at få begrænset behandlingen, hvis ikke man ønsker at alle de registrerede data skal indgå i behandlingen.
• Retten til at bede om sletning
  Man har ret til at bede om at blive slettet. Denne rettighed er ikke endegyldig, da visse data ikke kan slettes pga. anden lovgivning eller hvis aftale og formål giver virksomheden ret til at opbevare personoplysningerne.
• Retten til at bede om berigtigelse
  Skulle de personoplysninger vi behandler være forkerte, har man ret til at få disse opdateret med korrekt information.
• Retten til Dataportabilitet
  Man har ret til at få udleveret sine personoplysninger i et maskinlæsbart format. Bemærk at der alene er tale om de personoplysninger man selv har givet til os.
• Retten til at trække samtykke tilbage
  Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på et samtykke, så kan dette til en hver tid trækkes tilbage, hvorved behandlingen ophører.
• Retten til at klage
  Man er altid velkommen til at henvende sig til VFC Ejendomme, hvis man har spørgsmål eller ønsker at klage over en behandling af sine personoplysninger. Hvis man ikke er tilfreds med vores svar, har man mulighed for at klage til Datatilsynet. Se mere på Datatilsynets hjemmeside